La
historia de la evolución humana ha podido construirse gracias a las
salvaguarda de la información en disímiles soportes a través del
tiempo. Los espacios físicos destinados al almacenamiento de los
documentos tomaron diferentes nombres en dependencia de las culturas y
de las funciones para los cuales fueron creadas. Se le preservaron de
diversas maneras y en disímiles lugares con un fin determinado pero sin
una concepción preestablecida.
En la era moderna aparece un lugar
destinado a guardar estos documentos, Los Archivos y una ciencia capaz
de regir la organización, conservación y gestión de los documentos, la
Archivística.
Los archivos históricos son los más conocidos dentro del Sistema Archivístico Institucional (SAI), por su larga vida al servicio de la investigación y la cultura; constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es gestionar, atesorar, conservar, y difundir el patrimonio documental, pueden almacenar documentos históricos recibidos por donación, depósito, transferencia y adquisición. Los usuarios por excelencia de este tipo de archivo son los investigadores interesados en el valor secundario que han adquirido los documentos al final de su ciclo de vida.
La universidad es la encargada de dirigir científicamente la formación de sus educandos teniendo en cuenta la educación, la instrucción y el desarrollo social, para alcanzar altos niveles de calidad y excelencia, en correspondencia con los más caros intereses de esa sociedad.
Actualmente se proyecta en función del desarrollo cualitativamente superior del futuro profesional, se quiere que sea capaz de desempeñarse en disímiles escenarios y con la capacidad, competencia y responsabilidad necesarias para que contribuya al desarrollo social y cultural de la nación. Los archivos históricos como centros de información en la actualidad tienen una gran significación para la sociedad en general y muy especialmente para los estudiantes universitarios que requieren la información más novedosa y auténtica para su formación competente y completa a la altura de las exigencias sociales de estos tiempos. Aunque es reconocida la importancia que tienen los archivos históricos en el desarrollo político, económico y social dentro de la sociedad, no siempre se le da el valor que se merece, existiendo poco conocimiento y reconocimiento de estas instituciones por la comunidad en general e incluso en los estudiantes .
Este trabajo tiene como objetivo dar a
conocer la importancia de los archivos históricos como fuente de
conocimiento y cultura imprescindible para la formación, desde una
dimensión que incluye los aspectos instructivo, desarrollador y
educativo, de los estudiantes, asegurando el cumplimiento de la misión
de la educación superior en los tiempos actuales. En el desarrollo del
trabajo se esclarece el concepto de archivo histórico y se relaciona las
funciones que realizan estos centros, argumentando la influencia
positiva que ejercen en la formación de los estudiantes.
Desarrollo que se entiende por archivo ha sido un debate ya superado. La literatura especializada ofrece una gama de definiciones del término. Uno de los conceptos más completos lo ofrece Antonia Heredia en su Libro Archivística General Teoría y Práctica, quien los define como: “Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia”.
El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos sintetiza los criterios al respecto a través de tres acepciones:
• Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
• Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
• Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Para los efectos del presente trabajo las autoras consideran al archivo como el espacio donde se realiza la recepción, conservación y organización de documentos de cualquier naturaleza y en cualquier soporte producidos por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de su actividad, con fines administrativos, jurídicos e históricos, ordenados según principios de procedencia.
La literatura ofrece para los diferentes tipos de archivos variadas clasificaciones, sin embargo es válido aclarar que los documentos son los mismos desde que se crean en la oficina que los produce hasta su depósito en un archivo histórico, lo que se modifica es el uso que se va a hacer de ellos.
En esta investigación la clasificación más acertada es la que se ajusta al concepto de ciclo de vida de los documentos, compuestas por:
• Archivos de gestión: están formados por los documentos de uso frecuente o en fase de tramitación. Se utilizan por las propias unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes. La documentación permanece en esta fase un periodo de cinco años.
• Archivos centrales: se conforman con la documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente. Esta fase es de 10 años pero los archiveros pueden establecer menores plazos en función de muchos factores siempre teniendo en cuenta la finalización de los trámites.
• Archivos intermedios: a estos archivos se trasfieren, desde los archivos centrales, la documentación que ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión administrativa. Los documentos permanecen en este archivo 15 años más, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente importantes.
• Archivos históricos: son los que conservan la documentación de forma permanente por su valor informativo, histórico y cultural.
Los archivos históricos constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa de la sociedad, son la memoria colectiva de una nación, región o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana. Su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental. Las transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico de los archivos para poner a disposición de los investigadores este valioso acervo documental.
Los archivos históricos son centros de información que conjuntamente con las transformaciones y requerimientos de la nueva sociedad cubana perfeccionan sus funciones. Su labor se ha visto fortalecida y se ha extendido a toda la población, proyectándose a la comunidad en general y poniendo a disposición de todo el valioso acervo documental que atesora.
Con la aparición del Decreto Ley 221 en el 2001 de los Archivos de la República de Cuba se crea el Sistema Nacional de Archivos y se establecen las condiciones para el desarrollo e incremento futuro de los Archivos Históricos Provinciales y la adecuada conservación del patrimonio documental del territorio en el cual se encuentran ubicados. A partir de este momento se faculta al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para proponer, dirigir, controlar la política en materia de archivos; así como coordinar la organización y el funcionamiento de este sistema.
A pesar de la sabida importancia que tienen los archivos históricos en el desarrollo político, económico y social dentro de la sociedad, a veces resulta como una institución totalmente desconocida y poco reconocida entre el público en general.
Como en cualquier otra profesión, la archivística tiene responsabilidades que les dictan las leyes y la ética. El respeto a la vida privada del ciudadano, el secreto profesional y el respeto a la confidencialidad sea personal o administrativa es algo que debe cumplirse cabalmente, como él médico hace valer su confidencialidad con el paciente, es la ética profesional lo que lleva al archivista a mejorar las técnicas, de manera que el conjunto del trabajo archivístico sea más útil a su institución, y por consiguiente a la sociedad en general. Es también en esta categoría donde entra la preocupación por hacer los archivos accesibles a los estudiantes universitarios, investigadores y comunidad en general.
Los archivos históricos les brindan a los estudiantes universitarios una cultura que le incentiva el interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores. Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Desde la perspectiva de la misión de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del acervo cultural de la humanidad de una generación a otra, de ahí que el vínculo de los estudiantes universitarios con los archivos históricos sea una necesidad actual, por toda la fuente de conocimiento y cultura que les aporta.
El archivo histórico ha diversificado gradualmente sus actividades de servicio a la investigación académica y ha comenzado a desarrollar tareas cada vez más relacionada con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad, adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales.
Esta diversidad de actividades definen las funciones de los archivos históricos, en la literatura se reflejan por diferentes autores, a criterio de las autoras del trabajo.
1. Recepción y organización de las transferencias de fondos procedentes de los archivos intermedios mediante la creación y mantenimiento del correspondiente registro general de entrada de fondos y la elaboración de los oportunos instrumentos descriptivos dentro de lo que se ha dado en llamar “la función de control de los fondos” y que incluye: la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con los registros de entrada y salida de documentos, la identificación de la estructura de los fondos y su valoración y la tramitación de certificaciones y consultas.
2. Planificación descriptiva y elaboración de los instrumentos descriptivos de sus fondos bajo los parámetros de la normalización descriptiva y la prioridad y oportunidad de los instrumentos descriptivos a elaborar de acuerdo con las características de los fondos conservados y de la demanda externa del archivo.
3. Recepción, organización, conservación y servicio históricos no institucionales, es decir, de fuera del sistema archivístico institucional al que pertenece el archivo histórico, ingresados bajo diferentes fórmulas: cesión en depósito, donación, adquisición, exposición, etc.. con la elaboración del correspondiente registro general.
4. Gestión de las salidas temporales o definitivas de fondos y documentos y su control mediante el correspondiente registro general de salida y el oportuno expediente.
5. Desarrollar iniciativas encaminadas al fomento de la protección y la conservación del patrimonio documental en el ámbito territorial de sus competencias.
6. Planificar, organizar y gestionar los servicios de información, consulta y referencia, tanto internos- al personal y órganos de su propio sistema archivístico- como externos: ciudadanos en general, investigadores, alumnos de los diferentes niveles del ciclo educativo, entidades que desarrollan actividades culturales, etc.
7. Planificar, organizar y gestionar las actividades relacionadas con el fomento de la acción cultural del archivo y las relaciones con la divulgación y difusión de sus fondos: medios de comunicación, publicaciones, difusión, exposiciones, programas educativos, proyectos culturales, convenios con otras instituciones culturales, programas de apoyo y fomento a la investigación histórica, etc.
8. Elaborar y proponer el marco normativo archivístico desde el ámbito de sus competencias al organismo o instituciones correspondiente, especialmente en materia de patrimonio documental y fondos históricos.
9. Establecer líneas de cooperación con el resto de los archivos que constituyen el sistema archivístico en el que se halle integrado y, especialmente, con los archivos intermedios de los que recibe fondos. Esta cooperación debe hacerse extensiva al organismo u organismos administrativos creados para gestionar y aprobar medidas de valoración y selección de documentos en el ámbito institucional del archivo histórico.
10. Establecer todas las medidas necesarias para la correcta conservación de sus fondos, en especial las relacionadas con las condiciones ambientales y físicas de dicha conservación, las relacionadas con la utilización de soportes alternativos que permitan la preservación de los originales conservados y las relacionadas con los riesgos de acceso y uso y entrada y salida de documentos de los depósitos, así como adoptar todas las medidas que considere necesarias para asegurar dicha conservación.
11. Planificar y gestionar adecuadamente el crecimiento espacial de sus fondos y de sus depósitos con el fin de prever e informar con antelación suficiente de las necesidades espaciales y de crecimiento del archivo.
12. Mantener un elevado nivel de eficiencia y eficacia en la organización y gestión de sus fondos mediante la implantación y aplicación de nuevas tecnologías en los procesos de organización y servicio de sus fondos, manteniendo una permanente mejora de los procesos de trabajo.
13. Establecer todas las medidas necesarias de control y evaluación de la gestión de los recursos asignados y servicios prestados mediante la aplicación de las técnicas estadísticas, la fijación de objetivos y la elaboración de informes y memorias de gestión generales y por programas y/o proyectos.
14. Mantener un elevado nivel de relación institucional con el resto de organismos e instituciones de carácter cultural, científico y social que actúan en su ámbito de competencia con el fin de definir y fomentar el espacio institucional que como archivo histórico le corresponde en el ámbito social, cultural y científico de su comunidad.
15. Proponer iniciativas o colaborar en los proyectos de elaboración de sistemas o programas de información de fuentes documentales para la investigación histórica o programas de información histórica que se le propongan en el ámbito de sus competencias a nivel local, regional, nacional o internacional.
16. Organizar y gestionar la administración del archivo en las diversas facetas de ejecución presupuestaria, gestión de recursos humanos, formación y adiestramiento del personal, contabilidad, correspondencia, mantenimiento de instalaciones, etc.
17. Planificar y desarrollar sistemas de calidad, información y propiedad intelectual que permitan mejorar todos los procesos y operaciones del archivo de forma integral y evolutiva atendiendo especialmente a los resultados en la calidad de los servicios.
Los archivos históricos son centros de información que tienen características comunes a otras instituciones como bibliotecas, centros de documentación, museos, entre otros, pero realizan funciones específicas que los diferencian del resto. Los centros de información tienen como función social guardar la memoria de los hechos y actividades humanas, sus finalidades son fundamentalmente culturales y científicas, en el caso de los Archivos Históricos son, además, jurídicas e históricas. En las diferentes instituciones de información, los documentos que se atesoran instruyen a los usuarios, en los Archivos Históricos, además de informar, prueban.
La universidad como institución social es fruto de una época muy diferente a la actual. En sus orígenes, las universidades se convirtieron en las instituciones que atesoraban todo el conocimiento de la sociedad. El desarrollo de las ciencias entonces, posibilitaba tal situación. Hasta la primera mitad del pasado siglo XX, era posible afirmar con bastante certeza que cuando una persona culminaba sus estudios universitarios estaba preparada para ejercer profesionalmente durante toda su vida.
En la actualidad no ocurre de ese modo. Ni los conocimientos se atesoran privilegiadamente en la sociedad, ni es posible pensar en tener desempeños profesionales exitosos sin una constante actualización. “Educación para todos durante toda la vida” es el objetivo supremo asumido por la UNESCO para caracterizar la nueva cualidad que debe estar presente en la educación en la época actual.
La universidad cubana actual se proyecta para el logro de este objetivo, teniendo como misión la de “Preservar, desarrollar y promover, a través de sus procesos sustantivos y en estrecho vínculo con la sociedad, la cultura de la humanidad”. (Horruitiner). Desde la perspectiva de la misión de la universidad, preservar la cultura es, ante todo, garantizar la transferencia del el acervo cultural de la humanidad de una generación a otra. Cuando en una universidad cualquiera, en una clase, un profesor y sus estudiantes desarrollan de conjunto el proceso de formación, más allá de ese hecho meramente fenomenológico y casual de un determinado profesor y un cierto número de estudiantes, hay una relación esencial de carácter generacional. La generación portadora del conocimiento, representada en este ejemplo por el profesor, traslada el mensaje cultural a la generación en formación, representada por los estudiantes. Es frecuente, en la literatura actual sobre el tema, restringir la misión de la universidad a este aspecto formativo.
La universidad del siglo XXI no puede limitarse a esa función, aunque es de primordial importancia en el cumplimiento de su misión. Unido a la necesidad de preservar la cultura se requiere un trabajo orgánico de las universidades, para desarrollarla desde sus procesos sustantivos. Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. El modo más integral de desarrollar la cultura es la investigación científica, por eso a la universidad moderna le es igualmente consustancial el quehacer investigativo. Vistas las cosas de ese modo, las universidades, a la vez de formar a las nuevas generaciones, son instituciones de investigación.
Pero la misión de una universidad de este siglo no está completa con esos dos aspectos. Además de preservarla y desarrollarla, corresponde a la universidad promover la cultura en su entorno, llevarla a toda la sociedad. Las universidades, por su propia esencia, son promotoras de la cultura en el más amplio sentido de la palabra. No sólo las manifestaciones artísticas, sino toda la cultura atesorada por la institución, incluyendo de un modo esencial la cultura de cada una de las profesiones.
Así por ejemplo, en la formación hay un proceso evidente de preservación de la cultura. Unido a ello, está igualmente presente el desarrollo de la cultura, ya que sin investigación no hay formación real posible. De igual modo, la verdadera formación supone además, que el profesional sea un promotor de la cultura de su profesión. La extensión universitaria es también consustancial al proceso de formación desarrollado en las universidades, sin lo cual no es posible lograr ese objetivo.
Similares razonamientos pueden
hacerse para la investigación y para la extensión. La
integración dialéctica de los tres procesos sustantivos antes
mencionados constituye la garantía del cumplimiento de la misión de la
universidad actual, planteada del modo en que se hizo anteriormente.
“La formación, la investigación y la extensión universitaria son
procesos sustantivos de la universidad, indisolublemente ligados entre
sí, y que en su integración aseguran el cumplimiento de la misión de la
educación superior en la época actual. ”. (Horruitiner).
La universidad cubana actual es una universidad científica, tecnológica y humanista. Esas tres cualidades la caracterizan esencialmente. El desarrollo de una vida cultural activa, la participación sistemática de estudiantes y profesores en proyectos sociales comunitarios y en general, el vínculo de la universidad con programas sociales de envergadura, fortalecen esa labor y propician un clima favorable para el logro de tales objetivos.
La universidad cubana de estos tiempos prepara a sus estudiantes para brindar a la sociedad un profesional formado de manera íntegra, profesionalmente competente, con preparación científica para aceptar los retos de la sociedad moderna y con un amplio desarrollo humanístico para vivir en la sociedad de está época y servirla con sencillez y modestia, con los valores como pilar fundamental de su formación. Los archivos históricos posibilitan a los estudiantes universitarios desarrollar habilidades investigativas, la capacidad de estudiar con independencia y creatividad, lo que supone un elevado desarrollo en cuanto a gestionar sus propios conocimientos y el desarrollo de la capacidad de autoaprendizaje.
El personal que trabaja en los archivos históricos realiza servicios educativos con los estudiantes universitarios tales como charlas, conversatorios, talleres, conferencias, ya sea en el centro o en las propias aulas para incentivar en ellos el amor por esta profesión y para difundir los conocimientos que en esa institución se atesora. La profesión del archivero es un arte de pasión pues potencia en los usuarios el interés por la historia, la cultura y la sociedad de una manera sencilla, placentera, amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores fundamentalmente en los niños y jóvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la Nación.
Los archivos históricos son la evidencia que contienen la organización y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo siendo estos documentos únicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ahí que sus fondos y colecciones le permita a los estudiantes universitarios ampliar su cultura económica, política, jurídica y social para el manejo y tratamiento de la información en función del desarrollo de su cultura y conocimientos científicos.
Conclusiones:
Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Los archivos históricos les brindan a los estudiantes universitarios una cultura que le incentiva el interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores.
A pesar de la sabida importancia que tienen los archivos históricos en el desarrollo político, económico y social dentro de la sociedad y en consecuencia la importancia que reviste para la formación de los estudiantes universitarios, a veces resulta como una institución totalmente desconocida y poco reconocida.
La universidad cubana actual es una universidad científica, tecnológica y humanista. Esas tres cualidades la caracterizan esencialmente. El desarrollo de una vida cultural activa, la participación sistemática de estudiantes y profesores en proyectos sociales comunitarios y en general, el vínculo de la universidad con programas sociales de envergadura, fortalecen esa labor y propician un clima favorable para el logro de tales objetivos.
La universidad cubana de estos tiempos prepara a sus estudiantes para brindar a la sociedad un profesional formado de manera íntegra, profesionalmente competente, con preparación científica para aceptar los retos de la sociedad moderna y con un amplio desarrollo humanístico para vivir en la sociedad de está época y servirla con sencillez y modestia, con los valores como pilar fundamental de su formación. Los archivos históricos posibilitan a los estudiantes universitarios desarrollar habilidades investigativas, la capacidad de estudiar con independencia y creatividad, lo que supone un elevado desarrollo en cuanto a gestionar sus propios conocimientos y el desarrollo de la capacidad de autoaprendizaje.
El personal que trabaja en los archivos históricos realiza servicios educativos con los estudiantes universitarios tales como charlas, conversatorios, talleres, conferencias, ya sea en el centro o en las propias aulas para incentivar en ellos el amor por esta profesión y para difundir los conocimientos que en esa institución se atesora. La profesión del archivero es un arte de pasión pues potencia en los usuarios el interés por la historia, la cultura y la sociedad de una manera sencilla, placentera, amena propiciando en la comunidad el desarrollo de valores fundamentalmente en los niños y jóvenes y la necesidad de preservar el patrimonio documental de la Nación.
Los archivos históricos son la evidencia que contienen la organización y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo siendo estos documentos únicos y/o originales, irrepetibles e imperecederos de ahí que sus fondos y colecciones le permita a los estudiantes universitarios ampliar su cultura económica, política, jurídica y social para el manejo y tratamiento de la información en función del desarrollo de su cultura y conocimientos científicos.
Conclusiones:
Desarrollar la cultura es una condición indispensable de la universidad moderna y una de sus diferencias esenciales con la de etapas anteriores. Los archivos históricos les brindan a los estudiantes universitarios una cultura que le incentiva el interés por la historia, la cultura y la sociedad, desarrollando en ellos valores.
A pesar de la sabida importancia que tienen los archivos históricos en el desarrollo político, económico y social dentro de la sociedad y en consecuencia la importancia que reviste para la formación de los estudiantes universitarios, a veces resulta como una institución totalmente desconocida y poco reconocida.
